Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

NeXify AI by NeXify – chat it. Automate it., Graaf van Loonstraat 1E, 5921 JA Venlo, Niederlande.

Inhaber: Pascal Courbois. Kontakt: mail@nexifyai.cloud, +31 6 133 188 56.

2. Grundsätze der Verarbeitung

NeXify AI verarbeitet personenbezogene Daten zweckgebunden, verhältnismäßig und nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 5 DSGVO).

Diese Website ist grundsätzlich ohne Nutzerkonto und ohne Marketing-Tracking nutzbar. Nicht notwendige Analyse- oder Werbecookies werden nicht standardmäßig eingesetzt.

3. Hosting, CDN und technische Protokolldaten

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und Statuscodes. Dies dient der Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

Zur Auslieferung und Absicherung der Website können Content-Delivery- und Schutzdienste (z. B. Cloudflare) sowie Hosting-Infrastruktur (z. B. Vercel oder eigene Server in der EU) eingesetzt werden. Mit den Anbietern bestehen, soweit erforderlich, Auftragsverarbeitungsverträge.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot). Protokolle werden auf das notwendige Maß begrenzt und nach Ablauf betrieblicher oder gesetzlicher Erfordernisse gelöscht oder anonymisiert.

4. Kontaktformular und Kommunikation

Bei einer Anfrage werden die von Ihnen übermittelten Angaben verarbeitet, insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Projektangaben und Nachricht. Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage, vorvertragliche Kommunikation und gegebenenfalls die Durchführung des Vertrags.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sachgerechter B2B-Kommunikation). Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet.

Anfragedaten werden in einer gesicherten Datenbank (Supabase, PostgreSQL, Serverstandort EU) gespeichert.

5. KI-Berater „NeXify AI“ (Live-Chat)

Auf dieser Website steht ein KI-gestützter Berater („NeXify AI“) zur Verfügung. Bei Nutzung des Chats werden Ihre Chat-Nachrichten sowie eine zufällig erzeugte Sitzungskennung verarbeitet und gespeichert, um den Gesprächsverlauf bereitzustellen, Anfragen zu qualifizieren und auf Wunsch ein Angebot zu erstellen.

Zur Erzeugung der Antworten werden Chat-Inhalte an ein KI-Sprachmodell (Large Language Model) eines spezialisierten Anbieters übermittelt. Übermitteln Sie im Chat bitte keine sensiblen oder besonders schutzbedürftigen Daten. Die Chat-Inhalte werden nicht zur allgemeinen Modellschulung freigegeben, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig ist.

Geben Sie im Chat freiwillig Name, E-Mail-Adresse und Firma an, um ein Angebot zu erhalten, werden diese Daten zur Erstellung und Zusendung des Angebots sowie für eine angemessene geschäftliche Nachverfolgung (Follow-up-E-Mail) verwendet.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Erstberatung). Sie sind nicht verpflichtet, den Chat zu nutzen – alle Anliegen können alternativ per E-Mail oder Telefon gestellt werden.

Gedächtnisfunktion: Um wiederkehrende Interessenten und Kunden über mehrere Kontakte hinweg individuell beraten zu können, können zentrale Gesprächsinhalte (z. B. Branche, Projektziele, Präferenzen) in verdichteter Form als Merkposten gespeichert werden. Hierfür wird der spezialisierte Dienst Mem0 (Mem0 AI, USA) eingesetzt; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage der Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an personalisierter, effizienter Betreuung). Sie können dieser Speicherung jederzeit formlos widersprechen (mail@nexifyai.cloud); die Merkposten werden dann gelöscht.

Keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO: Der KI-Berater trifft keine Entscheidungen mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. Angebote sind unverbindliche Indikationen und werden vor Vertragsschluss stets menschlich geprüft.

6. E-Mail-Versand und Dienstleister

Für den technischen Versand von Formularbestätigungen, Angeboten und transaktionalen E-Mails wird ein spezialisierter E-Mail-Dienst (Resend) eingesetzt. Dabei werden nur die für Versand, Zustellung und Missbrauchsschutz notwendigen Daten verarbeitet (Empfängeradresse, Inhalt, Zustellstatus).

Eingehende E-Mails an mail@nexifyai.cloud (Postfach bei Hostinger) werden zur effizienten Bearbeitung KI-gestützt vorsortiert (z. B. Erkennung unerwünschter Werbung) und bei geschäftlichen Anfragen automatisiert beantwortet. Sie werden im automatisierten Antwortprozess mit einem KI-System kommunizieren; eine persönliche Bearbeitung durch Pascal Courbois erfolgt jederzeit auf Wunsch und bei allen Anliegen, die menschliche Prüfung erfordern. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung eingehender Geschäftskommunikation).

Interner CEO-Agent (Fabrik-Empfehlungen): Aus dem Betreff und den ersten Zeilen einer geschäftlichen Anfrage wird intern ein strukturierter Angebotsentwurf (Positionen, Preis-Schätzung, Rückfragen) durch ein KI-System erzeugt und Pascal Courbois zur Freigabe vorgelegt. Es findet KEIN automatischer Angebotsversand statt – die Entscheidung trifft ausschließlich der Mensch (Art. 22 Abs. 1 DSGVO ist damit nicht berührt). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an schneller, qualitätsgesicherter Angebotsvorbereitung).

Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich gebunden (Art. 28 DSGVO) und nur im erforderlichen Umfang eingesetzt. Bei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und zusätzliche Schutzmaßnahmen geprüft.

7. Datenbank und Speicherorte

Anfragen, Chat-Verläufe, Leads und Angebotsdaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank des Anbieters Supabase gespeichert. Der Serverstandort liegt in der Europäischen Union. Zugriffe sind verschlüsselt (TLS) und auf das erforderliche Minimum beschränkt.

8. Geschäftskontakte und B2B-Projekte

Im Rahmen von Angeboten und Projekten können Ansprechpartner-, Vertrags-, Kommunikations-, Abrechnungs- und Projektdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind vorvertragliche Maßnahmen, Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten (insbesondere steuerliche Aufbewahrung) sowie berechtigte Interessen an Dokumentation, Qualitätssicherung und Rechtsverteidigung.

9. AI-gestützte Verarbeitung in Projekten

NeXify AI kann AI-gestützte Werkzeuge für Strukturierung, Entwürfe, Entwicklung, Tests und Dokumentation einsetzen. Personenbezogene oder vertrauliche Daten werden nur übertragen, wenn dies für den vereinbarten Zweck erforderlich, vertraglich zulässig und technisch angemessen abgesichert ist.

AI-Ausgaben werden nicht ungeprüft als fachlich verbindliche Entscheidung behandelt. Weitere Hinweise stehen unter „KI-Hinweise“.

10. Speicherdauer

Anfrage- und Chatdaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung und für angemessene Anschlusskommunikation erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (in den Niederlanden in der Regel 7 Jahre) gespeichert. Daten können länger aufbewahrt werden, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

11. Ihre Rechte

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine vorrangigen Pflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere der Autoriteit Persoonsgegevens (NL) oder der für Sie zuständigen Behörde

12. Sicherheit und Aktualisierung

NeXify AI setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Transportverschlüsselung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, Datensparsamkeit und regelmäßige Aktualisierungen. Kein Internetdienst kann jedoch absolute Sicherheit garantieren.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn Prozesse, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.